Ausgaben

Verwenden Sie Spesenabrechnungen, um Ausgaben aufzuzeichnen und zu melden, die während geschäftsbezogener Aktivitäten anfallen. Sie dient als formelle Aufzeichnung der Kosten, die vom Arbeitgeber erstattet oder in den Finanzunterlagen des Unternehmens ausgewiesen werden müssen. So funktioniert das Verfahren in der Regel:

Anfallende Kosten: Den Mitarbeitern fallen bei der Ausübung ihrer Geschäftstätigkeit Kosten wie Reisen, Kundengespräche oder den Kauf von Materialien an. Diese Ausgaben können Mahlzeiten, Transport, Unterkunft, Büromaterial usw. umfassen.

Abholung von Belegen: Die Mitarbeiter sammeln Quittungen für die ihnen entstandenen Ausgaben. Quittungen dienen als Nachweis oder Nachweis der Kosten und sind für Rückerstattungs- oder Abrechnungszwecke erforderlich. Quittungen enthalten in der Regel Details wie das Datum der Transaktion, den Namen des Händlers/Verkäufers, die gekauften Artikel und den gezahlten Betrag.

Vorbereitung der Spesenabrechnung: Sobald die Mitarbeiter ihre Belege eingeholt haben, fassen sie diese in einer Spesenabrechnung zusammen. Die Spesenabrechnung enthält in der Regel Details wie das Datum der Ausgabe, den Zweck der Ausgabe, den Namen des Anbieters, den ausgegebenen Betrag und alle relevanten Hinweise oder Kommentare.

Einreichung: Die Mitarbeiter reichen ihre ausgefüllten Spesenabrechnungen zusammen mit den entsprechenden Belegen bei ihrem Arbeitgeber oder der für die Bearbeitung der Ausgaben zuständigen Abteilung innerhalb der Organisation ein. Je nach den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens kann dies die Einreichung von Belegen in Papierform oder die Verwendung digitaler Spesenmanagement-Tools oder -Software beinhalten, um elektronische Kopien der Belege hochzuladen und der Spesenabrechnung beizufügen.
Genehmigung: Die eingereichten Spesenabrechnungen werden von bestimmten Genehmigungsberechtigten innerhalb der Organisation, wie z. B. Managern oder Finanzmitarbeitern, geprüft und genehmigt. Die Genehmigenden stellen sicher, dass die Ausgaben legitim sind, den Unternehmensrichtlinien und -richtlinien entsprechen und angemessen durch Belege belegt sind.

Erstattung oder Abrechnung: Nach der Genehmigung werden die förderfähigen Ausgaben dem Mitarbeiter gemäß den Erstattungsrichtlinien des Unternehmens erstattet. Wenn die Ausgaben einem Firmenkonto oder einer Kreditkarte belastet werden, werden sie alternativ in den Finanzunterlagen des Unternehmens verbucht.

Bei der Eingabe von Belegen müssen Belege den entsprechenden Ausgaben in der Spesenabrechnung beigefügt oder zugeordnet werden. Dies kann physisch geschehen, indem Belege geheftet oder an einer gedruckten Spesenabrechnung befestigt werden, oder elektronisch, indem gescannte Kopien oder digitale Bilder von Belegen auf ein Spesenverwaltungssystem oder eine Softwareplattform hochgeladen werden. Dadurch wird gewährleistet, dass alle im Bericht aufgeführten Ausgaben ausreichend dokumentiert sind.