Έξοδα

Χρησιμοποιήστε αναφορές εξόδων για να καταγράψετε και να αναφέρετε έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την επιχείρηση. Χρησιμεύει ως επίσημο αρχείο των δαπανών που πρέπει να επιστραφούν από τον εργοδότη ή να λογιστικοποιηθούν στα οικονομικά αρχεία της εταιρείας. Δείτε πώς λειτουργεί συνήθως η διαδικασία:

Έξοδος εξόδων: Οι εργαζόμενοι επιβαρύνονται με έξοδα όπως ταξίδια, συναντήσεις πελατών ή αγορά προμηθειών κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτά τα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν γεύματα, μεταφορά, διαμονή, είδη γραφείου κ.λπ.

Συλλογή αποδείξεων: Οι εργαζόμενοι συλλέγουν αποδείξεις για τα έξοδα που πραγματοποιούν. Οι αποδείξεις χρησιμεύουν ως απόδειξη ή απόδειξη της δαπάνης και είναι απαραίτητες για αποζημίωση ή λογιστικούς σκοπούς. Οι αποδείξεις περιλαμβάνουν συνήθως λεπτομέρειες όπως την ημερομηνία της συναλλαγής, το όνομα του εμπόρου/πωλητή, τα αντικείμενα που αγοράστηκαν και το ποσό που καταβλήθηκε.

Προετοιμασία αναφοράς εξόδων: Μόλις οι εργαζόμενοι συλλέξουν τις αποδείξεις τους, τις συγκεντρώνουν σε μια αναφορά εξόδων. Η αναφορά εξόδων περιλαμβάνει συνήθως λεπτομέρειες όπως η ημερομηνία της δαπάνης, ο σκοπός της δαπάνης, το όνομα του προμηθευτή, το ποσό που δαπανήθηκε και τυχόν σχετικές σημειώσεις ή σχόλια.

Υποβολή: Οι εργαζόμενοι υποβάλλουν τις ολοκληρωμένες αναφορές εξόδων τους, μαζί με τις αντίστοιχες αποδείξεις, στον εργοδότη τους ή στο κατάλληλο τμήμα του οργανισμού που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία των εξόδων. Ανάλογα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την υποβολή φυσικών αντιγράφων αποδείξεων ή τη χρήση εργαλείων ή λογισμικού ψηφιακής διαχείρισης εξόδων για τη μεταφόρτωση και επισυναφή ηλεκτρονικών αντιγράφων αποδείξεων στην αναφορά εξόδων.
Έγκριση: Οι υποβληθείσες αναφορές εξόδων ελέγχονται και εγκρίνονται από καθορισμένους εγκρίνους εντός του οργανισμού, όπως διευθυντές ή οικονομικό προσωπικό. Οι εγκρίνοντες επαληθεύουν ότι τα έξοδα είναι νόμιμα, συμμορφώνονται με τις πολιτικές και τις οδηγίες της εταιρείας και υποστηρίζονται κατάλληλα από αποδείξεις.

Επιστροφή χρημάτων ή λογιστική: Μόλις εγκριθούν, οι επιλέξιμες δαπάνες επιστρέφονται στον εργαζόμενο σύμφωνα με την πολιτική αποζημίωσης της εταιρείας. Εναλλακτικά, εάν τα έξοδα χρεώνονται σε εταιρικό λογαριασμό ή πιστωτική κάρτα, λογιστικοποιούνται στα οικονομικά αρχεία της εταιρείας.

Η εισαγωγή αποδείξεων περιλαμβάνει την επισύναψη ή τη συσχέτιση αποδείξεων με τα αντίστοιχα έξοδα στην αναφορά εξόδων. Αυτό μπορεί να γίνει φυσικά συρραπτώνοντας ή αποκομίζοντας αποδείξεις σε μια έντυπη αναφορά εξόδων ή ηλεκτρονικά ανεβάζοντας σαρωμένα αντίγραφα ή ψηφιακές εικόνες αποδείξεων σε ένα σύστημα διαχείρισης εξόδων ή πλατφόρμα λογισμικού. Αυτό εξασφαλίζει επαρκή τεκμηρίωση για την υποστήριξη κάθε δαπάνης που αναφέρεται στην αναφορά.