Dépenses

Utilisez les notes de dépenses pour enregistrer et déclarer les dépenses engagées dans le cadre d'activités liées à l'entreprise. Il sert d'enregistrement officiel des coûts qui doivent être remboursés par l'employeur ou comptabilisés dans les dossiers financiers de l'entreprise. Voici comment fonctionne généralement le processus :

Dépenses engagées : Les employés engagent des dépenses telles que les déplacements, les réunions avec les clients ou l'achat de fournitures dans le cadre de leurs activités commerciales. Ces dépenses peuvent inclure les repas, le transport, l'hébergement, les fournitures de bureau, etc.

Collecte des reçus : les employés collectent les reçus pour les dépenses qu'ils engagent. Les reçus servent de preuve ou de preuve des dépenses et sont nécessaires à des fins de remboursement ou de comptabilité. Les reçus comprennent généralement des détails tels que la date de la transaction, le nom du marchand/fournisseur, les articles achetés et le montant payé.

Préparation des notes de dépenses : Une fois que les employés ont récupéré leurs reçus, ils les compilent dans une note de dépenses. Le rapport de dépenses comprend généralement des détails tels que la date de la dépense, l'objet de la dépense, le nom du fournisseur, le montant dépensé et toutes les notes ou commentaires pertinents.

Soumission : Les employés soumettent leurs notes de dépenses remplies, ainsi que les reçus correspondants, à leur employeur ou au service approprié de l'organisation responsable du traitement des dépenses. Selon les politiques et procédures de l'entreprise, cela peut impliquer la soumission de copies physiques des reçus ou l'utilisation d'outils ou de logiciels de gestion des dépenses numériques pour télécharger et joindre des copies électroniques des reçus à la note de dépenses.
Approbation : Les notes de dépenses soumises sont examinées et approuvées par des approbateurs désignés au sein de l'organisation, tels que les responsables ou le personnel des finances. Les approbateurs vérifient que les dépenses sont légitimes, qu'elles sont conformes aux politiques et directives de l'entreprise et qu'elles sont dûment justifiées par des reçus.

Remboursement ou comptabilité : Une fois approuvées, les dépenses éligibles sont remboursées à l'employé conformément à la politique de remboursement de l'entreprise. Sinon, si les dépenses sont imputées sur un compte d'entreprise ou une carte de crédit, elles sont comptabilisées dans les registres financiers de l'entreprise.

La saisie des reçus implique de joindre ou d'associer les reçus aux dépenses correspondantes dans la note de dépenses. Cela peut se faire physiquement en agrafant ou en découpant les reçus sur une note de dépenses imprimée ou électroniquement en téléchargeant des copies numérisées ou des images numériques des reçus vers un système de gestion des dépenses ou une plateforme logicielle. Cela garantit une documentation adéquate pour étayer chaque dépense indiquée dans le rapport.