Költségek

Használja a költségjelentéseket az üzleti tevékenységek során felmerült költségek rögzítésére és jelentésére. Hivatalos nyilvántartásként szolgál azokról a költségekről, amelyeket a munkáltatónak meg kell térítenie, vagy amelyeket a vállalat pénzügyi nyilvántartásában kell elszámolnia. A folyamat általában így működik:

Költségnövekedés: Az alkalmazottak üzleti tevékenységek végzése során olyan költségeket viselnek, mint például utazás, ügyféltalálkozók vagy kellékek vásárlása. Ezek a költségek magukban foglalhatják az étkezést, a szállítást, a szállást, az irodai kellékeket stb.

Nyugtakészítés: Az alkalmazottak bevételeket gyűjtenek az általuk felmerült kiadásokért. A bevételek bizonyítékként vagy bizonyítékaként szolgálnak a költségeket, és a visszatérítés vagy a számviteli célokhoz szükségesek. A nyugták általában olyan részleteket tartalmaznak, mint a tranzakció dátuma, a kereskedő/eladó neve, a vásárolt tételek és a kifizetett összeg.

Költségjelentés elkészítése: Miután az alkalmazottak összegyűjtötték nyugtáikat, költségjelentésbe állítják össze őket. A költségjelentés általában olyan részleteket tartalmaz, mint a költség dátuma, a költség célja, az eladó neve, az elköltött összeg, valamint a vonatkozó megjegyzések vagy észrevételek.

Benyújtás: Az alkalmazottak kitöltött költségjelentéseiket a megfelelő nyugtákkal együtt benyújtják munkáltatójuknak vagy a szervezet megfelelő részlegének, amely a költségek feldolgozásáért felelős. A vállalat politikáitól és eljárásaitól függően ez magában foglalhatja a nyugták fizikai másolatainak benyújtását, vagy digitális költségkezelési eszközök vagy szoftver használatát a nyugták elektronikus másolatainak feltöltésére és csatolására a költségjelentéshez.
Jóváhagyás: A benyújtott költségjelentéseket a szervezeten belül kijelölt jóváhagyók, például vezetők vagy pénzügyi személyzet felülvizsgálják és hagyják jóvá. A jóváhagyók ellenőrzik, hogy a költségek jogszerűek-e, megfelelnek-e a vállalati irányelveknek és irányelveknek, és megfelelően alátámasztják őket nyugtákkal.

Visszatérítés vagy könyvelés: A jóváhagyás után az elszámolható költségeket a vállalat visszatérítési politikájának megfelelően térítik meg a munkavállalónak. Alternatív megoldásként, ha a költségeket vállalati számlára vagy hitelkártyára terhelik, azokat a vállalat pénzügyi nyilvántartásában kell elszámolni.

A nyugták bevitele magában foglalja a nyugták csatolását vagy társítását a költségjelentésben szereplő megfelelő kiadásokhoz. Ezt fizikailag úgy lehet megtenni, hogy a nyugtákat egy nyomtatott költségjelentéshez rögzítjük vagy kivágjuk, vagy elektronikusan úgy, hogy bevételeket szkennelt másolatokat vagy digitális képeket töltenek fel egy költségkezelő rendszerre vagy szoftverplatformra. Ez biztosítja a megfelelő dokumentációt a jelentésben felsorolt minden költség alátámasztására.