Perbelanjaan

Gunakan laporan perbelanjaan untuk merekodkan dan melaporkan perbelanjaan yang ditanggung semasa aktiviti berkaitan perniagaan. Ia berfungsi sebagai rekod rasmi kos yang perlu dibayar balik oleh majikan atau diambil kira dalam rekod kewangan syarikat. Inilah cara proses biasanya berfungsi:

Peningkatan Perbelanjaan: Pekerja menanggung perbelanjaan seperti perjalanan, mesyuarat pelanggan, atau membeli bekalan semasa menjalankan aktiviti perniagaan. Perbelanjaan ini mungkin termasuk makanan, pengangkutan, penginapan, bekalan pejabat, dll.

Pengumpulan Resit: Pekerja mengumpul resit untuk perbelanjaan yang mereka tanggung. Resit berfungsi sebagai bukti atau bukti perbelanjaan dan diperlukan untuk tujuan pembayaran balik atau perakaunan. Resit biasanya merangkumi butiran seperti tarikh transaksi, nama pedagang/vendor, barang yang dibeli, dan jumlah yang dibayar.

Penyediaan Laporan Perbelanjaan: Setelah pekerja mengumpulkan resit mereka, mereka menyusunnya ke dalam laporan perbelanjaan. Laporan perbelanjaan biasanya merangkumi butiran seperti tarikh perbelanjaan, tujuan perbelanjaan, nama vendor, jumlah yang dibelanjakan, dan sebarang nota atau komen yang berkaitan.

Penyerahan: Pekerja menyerahkan laporan perbelanjaan mereka yang lengkap, bersama dengan resit yang sepadan, kepada majikan mereka atau jabatan yang sesuai dalam organisasi yang bertanggungjawab untuk memproses perbelanjaan. Bergantung pada dasar dan prosedur syarikat, ini mungkin melibatkan penyerahan salinan fizikal resit atau menggunakan alat pengurusan perbelanjaan digital atau perisian untuk memuat naik dan melampirkan salinan elektronik resit ke laporan perbelanjaan.
Kelulusan: Laporan perbelanjaan yang dikemukakan dikaji dan diluluskan oleh kelulus yang ditetapkan dalam organisasi, seperti pengurus atau kakitangan kewangan. Penulus mengesahkan bahawa perbelanjaan itu sah, mematuhi dasar dan garis panduan syarikat, dan disokong dengan sewajarnya oleh resit.

Bayaran Balik atau Perakaunan: Setelah diluluskan, perbelanjaan yang layak dibayar balik kepada pekerja mengikut dasar pembayaran balik syarikat. Sebagai alternatif, jika perbelanjaan dikenakan ke akaun syarikat atau kad kredit, perbelanjaan tersebut akan diambil kira dalam rekod kewangan syarikat.

Memasukkan resit melibatkan melampirkan atau mengaitkan resit dengan perbelanjaan yang sepadan dalam laporan perbelanjaan. Ini boleh dilakukan secara fizikal dengan menyusun atau memotong resit ke laporan perbelanjaan bercetak atau secara elektronik dengan memuat naik salinan yang diimbas atau imej digital resit ke sistem pengurusan perbelanjaan atau platform perisian. Ini memastikan dokumentasi yang mencukupi untuk menyokong setiap perbelanjaan yang disenaraikan dalam laporan.