Despesas

Use relatórios de despesas para registrar e relatar despesas incorridas durante atividades relacionadas aos negócios. Ele serve como um registro formal dos custos que precisam ser reembolsados pelo empregador ou contabilizados nos registros financeiros da empresa. Veja como o processo normalmente funciona:

Incorrência de despesas: os funcionários incorrem em despesas como viagens, reuniões com clientes ou compra de suprimentos durante a realização de atividades comerciais. Essas despesas podem incluir refeições, transporte, hospedagem, material de escritório, etc.

Cobrança de recibos: os funcionários coletam recibos das despesas em que incorrem. Os recibos servem como evidência ou comprovação da despesa e são necessários para fins de reembolso ou contabilidade. Os recibos geralmente incluem detalhes como a data da transação, o nome do comerciante/fornecedor, os itens comprados e o valor pago.

Preparação do relatório de despesas: depois que os funcionários coletam seus recibos, eles os compilam em um relatório de despesas. O relatório de despesas geralmente inclui detalhes como a data da despesa, a finalidade da despesa, o nome do fornecedor, o valor gasto e quaisquer notas ou comentários relevantes.

Envio: Os funcionários enviam seus relatórios de despesas preenchidos, junto com os recibos correspondentes, ao empregador ou ao departamento apropriado da organização responsável pelo processamento das despesas. Dependendo das políticas e procedimentos da empresa, isso pode envolver o envio de cópias físicas dos recibos ou o uso de ferramentas digitais ou software de gerenciamento de despesas para carregar e anexar cópias eletrônicas dos recibos ao relatório de despesas.
Aprovação: Os relatórios de despesas enviados são analisados e aprovados por aprovadores designados dentro da organização, como gerentes ou pessoal financeiro. Os aprovadores verificam se as despesas são legítimas, estão em conformidade com as políticas e diretrizes da empresa e se estão adequadamente apoiadas por recibos.

Reembolso ou contabilidade: Uma vez aprovadas, as despesas elegíveis são reembolsadas ao funcionário de acordo com a política de reembolso da empresa. Como alternativa, se as despesas forem cobradas na conta da empresa ou no cartão de crédito, elas serão contabilizadas nos registros financeiros da empresa.

A inserção de recibos envolve anexar ou associar recibos às despesas correspondentes no relatório de despesas. Isso pode ser feito fisicamente grampeando ou recortando recibos em um relatório de despesas impresso ou eletronicamente fazendo o upload de cópias digitalizadas ou imagens digitais dos recibos em um sistema de gerenciamento de despesas ou plataforma de software. Isso garante a documentação adequada para apoiar cada despesa listada no relatório.