Cheltuieli

Utilizați rapoartele de cheltuieli pentru a înregistra și raporta cheltuielile suportate în timpul activităților legate de afaceri. Acesta servește ca o înregistrare formală a costurilor care trebuie rambursate de angajator sau contabilizate în evidențele financiare ale companiei. Iată cum funcționează de obicei procesul:

Incurgerea cheltuielilor: Angajații suportă cheltuieli precum călătorii, întâlniri cu clienții sau achiziționarea de consumabile în timp ce desfășoară activități comerciale. Aceste cheltuieli pot include mese, transport, cazare, rechizite de birou etc.

Colectarea chitanțelor: Angajații colectează chitanțe pentru cheltuielile pe care le suportă. Încasările servesc drept dovadă sau dovadă a cheltuielilor și sunt necesare în scopuri de rambursare sau contabilitate. Chitanțele includ de obicei detalii precum data tranzacției, numele comerciantului/vânzătorului, articolele achiziționate și suma plătită.

Pregătirea raportului de cheltuieli: Odată ce angajații și-au colectat chitanțele, le compilează într-un raport de cheltuieli. Raportul de cheltuieli include de obicei detalii precum data cheltuielilor, scopul cheltuielilor, numele furnizorului, suma cheltuită și orice note sau comentarii relevante.

Depunere: Angajații își prezintă rapoartele de cheltuieli completate, împreună cu chitanțele corespunzătoare, angajatorului lor sau departamentului corespunzător din cadrul organizației responsabile de procesarea cheltuielilor. În funcție de politicile și procedurile companiei, aceasta poate implica trimiterea de copii fizice ale chitanțelor sau utilizarea instrumentelor sau software-ului de gestionare a cheltuielilor digitale pentru a încărca și atașa copii electronice ale chitanțelor la raportul de cheltuieli.
Aprobare: rapoartele de cheltuieli trimise sunt revizuite și aprobate de aprobatorii desemnați din cadrul organizației, cum ar fi managerii sau personalul financiar. Aprobatorii verifică dacă cheltuielile sunt legitime, respectă politicile și liniile directoare ale companiei și sunt susținute în mod corespunzător de chitanțe.

Rambursare sau contabilitate: Odată aprobate, cheltuielile eligibile sunt rambursate angajatului conform politicii de rambursare a companiei. Alternativ, dacă cheltuielile sunt percepute într-un cont de companie sau pe un card de credit, acestea sunt contabilizate în evidența financiară a companiei.

Introducerea chitanțelor implică atașarea sau asocierea chitanțelor cu cheltuielile corespunzătoare din raportul de cheltuieli. Acest lucru se poate face fizic prin capsarea sau tăierea chitanțelor într-un raport de cheltuieli tipărit sau electronic prin încărcarea copiilor scanate sau a imaginilor digitale ale chitanțelor într-un sistem de gestionare a cheltuielilor sau o platformă software. Acest lucru asigură o documentație adecvată pentru a susține fiecare cheltuială listată în raport.