Расходы

Используйте отчеты о расходах для учета и отчетности о расходах, понесенных во время деятельности, связанной с бизнесом. Он служит официальным отчетом о расходах, которые должны быть возмещены работодателем или отражены в финансовой отчетности компании. Этот процесс обычно работает следующим образом:

Понесенные расходы. При ведении коммерческой деятельности сотрудники несут такие расходы, как поездки, встречи с клиентами или закупка расходных материалов. Эти расходы могут включать питание, транспорт, проживание, канцелярские принадлежности и т. д.

Сбор чеков: сотрудники собирают квитанции о возмещении понесенных ими расходов. Квитанции служат доказательством или подтверждением расходов и необходимы для возмещения или бухгалтерского учета. В квитанциях обычно указываются такие сведения, как дата транзакции, имя продавца/продавца, купленные товары и уплаченная сумма.

Подготовка отчета о расходах: получив чеки, сотрудники объединяют их в отчет о расходах. Отчет о расходах обычно содержит такие сведения, как дата расходов, цель расходов, название поставщика, потраченная сумма, а также любые соответствующие примечания или комментарии.

Представление: сотрудники представляют заполненные отчеты о расходах вместе с соответствующими квитанциями своему работодателю или соответствующему отделу организации, отвечающему за обработку расходов. В зависимости от политик и процедур компании это может включать отправку физических копий квитанций или использование цифровых инструментов или программного обеспечения для управления расходами для загрузки и прикрепления электронных копий квитанций к отчету о расходах.
Утверждение. Представленные отчеты о расходах рассматриваются и утверждаются уполномоченными лицами в организации, такими как руководители или финансовый персонал. Лица, утверждающие расходы, подтверждают, что расходы законны, соответствуют политикам и рекомендациям компании и надлежащим образом подтверждены квитанциями.

Возмещение или бухгалтерский учет: после утверждения соответствующие расходы возмещаются сотруднику в соответствии с политикой возмещения компании. В качестве альтернативы, если расходы списываются со счета компании или кредитной карты, они отражаются в финансовой отчетности компании.

Ввод чеков предполагает вложение или сопоставление чеков с соответствующими расходами в отчете о расходах. Это можно сделать физически, прикрепив или вырезав квитанции к распечатанному отчету о расходах, или в электронном виде, загрузив отсканированные копии или цифровые изображения чеков в систему управления расходами или программную платформу. Это обеспечивает достаточную документацию, подтверждающую все расходы, указанные в отчете.