ค่าใช้จ่าย

ใช้รายงานค่าใช้จ่ายเพื่อบันทึกและรายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจทำหน้าที่เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการของค่าใช้จ่ายที่นายจ้างต้องชดเชยหรือบัญชีในบันทึกทางการเงินของ บริษัทนี่คือวิธีการทำงานของกระบวนการโดยทั่วไป:

การเพิ่มค่าใช้จ่าย: พนักงานต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น การเดินทาง การประชุมลูกค้า หรือการซื้ออุปกรณ์ขณะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจรวมถึงอาหารการขนส่งที่พักเครื่องใช้สำนักงาน ฯลฯ

การเก็บใบเสร็จรับเงิน: พนักงานเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นใบเสร็จรับเงินทำหน้าที่เป็นหลักฐานหรือหลักฐานค่าใช้จ่ายและจำเป็นสำหรับการชำระเงินหรือวัตถุประสงค์ในการบัญชีโดยทั่วไปใบเสร็จรับเงินจะมีรายละเอียด เช่น วันที่ทำธุรกรรม ชื่อของผู้ค้า/ผู้ขาย รายการที่ซื้อ และจำนวนเงินที่ชำระแล้ว

การเตรียมรายงานค่าใช้จ่าย: เมื่อพนักงานรวบรวมใบเสร็จแล้วพวกเขาจะรวบรวมเป็นรายงานค่าใช้จ่ายรายงานค่าใช้จ่ายมักจะมีรายละเอียด เช่น วันที่ค่าใช้จ่าย วัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย ชื่อผู้ขาย จำนวนเงินที่ใช้ไป และหมายเหตุหรือความคิดเห็นที่เกี่ยวข้องใด ๆ

การส่งข้อมูล: พนักงานส่งรายงานค่าใช้จ่ายที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมกับใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้องไปยังนายจ้างหรือแผนกที่เหมาะสมภายในองค์กรที่รับผิดชอบในการประมวลผลค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับนโยบายและขั้นตอนของบริษัท สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการส่งสำเนาใบเสร็จจริงหรือใช้เครื่องมือหรือซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายดิจิทัลเพื่ออัปโหลดและแนบสำเนาใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ลงในรายงานค่าใช้จ่าย
การอนุมัติ: รายงานค่าใช้จ่ายที่ส่งจะถูกตรวจสอบและอนุมัติโดยผู้อนุมัติที่กำหนดภายในองค์กรเช่นผู้จัดการหรือบุคลากรทางการเงินผู้อนุมัติตรวจสอบว่าค่าใช้จ่ายนั้นถูกต้องตามกฎหมาย เป็นไปตามนโยบายและแนวทางของ บริษัท และได้รับการสนับสนุนอย่างเหมาะสมโดยใบเสร็จรับเงิน

การชดเชยหรือการบัญชี: เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วค่าใช้จ่ายที่มีสิทธิ์จะถูกชดเชยให้พนักงานตามนโยบายการชดเชยของบริษัทหรือหากค่าใช้จ่ายถูกเรียกเก็บจากบัญชี บริษัท หรือบัตรเครดิต ค่าใช้จ่ายจะถูกบัญชีในบันทึกทางการเงินของ บริษัท

การป้อนใบเสร็จรับเงินเกี่ยวข้องกับการแนบหรือเชื่อมโยงใบเสร็จรับเงินกับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องภายในรายงานค่าใช้จ่ายสามารถทำได้ทางกายภาพโดยการเย็บกระดาษหรือตัดใบเสร็จรับเงินลงในรายงานค่าใช้จ่ายที่พิมพ์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์โดยการอัปโหลดสำเนาที่สแกนหรือภาพดิจิทัลของใบเสร็จรับเงินไปยังระบบการจัดการค่าใช้จ่ายหรือแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารที่เพียงพอเพื่อสนับสนุนค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่ระบุไว้ในรายงาน