Giderler

İşletmeyle ilgili faaliyetler sırasında ortaya çıkan giderleri kaydetmek ve raporlamak için gider raporlarını kullanın. İşveren tarafından geri ödenmesi gereken veya şirketin mali kayıtlarında muhasebeleştirilmesi gereken maliyetlerin resmi bir kaydı olarak hizmet eder. Sürecin tipik olarak nasıl çalıştığı aşağıda açıklanmıştır:

Gider Oluşumu: Çalışanlar, iş faaliyetlerini yürütürken seyahat, müşteri toplantıları veya malzeme satın alma gibi masraflara maruz kalırlar. Bu masraflar yemek, ulaşım, konaklama, ofis malzemeleri vb. içerebilir.

Makbuz Tahsilatı: Çalışanlar, maruz kaldıkları masraflar için makbuz toplarlar. Makbuzlar, giderin kanıtı veya kanıtı görevi görür ve geri ödeme veya muhasebe amaçları için gereklidir. Makbuzlar genellikle işlem tarihi, satıcı/satıcının adı, satın alınan öğeler ve ödenen tutar gibi ayrıntıları içerir.

Gider Raporu Hazırlama: Çalışanlar makbuzlarını topladıktan sonra, bunları bir gider raporuna derlerler. Gider raporu genellikle giderin tarihi, giderin amacı, satıcı adı, harcanan tutar ve ilgili notlar veya yorumlar gibi ayrıntıları içerir.

Teslim: Çalışanlar, tamamlanmış gider raporlarını ilgili makbuzlarla birlikte işverenlerine veya organizasyon içindeki işlemden sorumlu olan uygun departmana gönderirler. Şirketin politikalarına ve prosedürlerine bağlı olarak, bu, makbuzların fiziksel kopyalarının gönderilmesini veya makbuzların elektronik kopyalarını gider raporuna yüklemek ve eklemek için dijital gider yönetimi araçlarının veya yazılımının kullanılmasını içerebilir.
Onay: Gönderilen gider raporları, yöneticiler veya finans personeli gibi kuruluş içinde belirlenmiş onaylayıcılar tarafından gözden geçirilir ve onaylanır. Onaylayanlar, giderlerin meşru olduğunu, şirket politikalarına ve yönergelerine uygun olduğunu ve makbuzlarla uygun şekilde desteklendiğini doğrular.

Geri Ödeme veya Muhasebe: Onaylandıktan sonra, uygun giderler şirketin geri ödeme politikasına göre çalışana geri ödenir. Alternatif olarak, giderler bir şirket hesabına veya kredi kartına tahsil edilirse, şirketin finansal kayıtlarında muhasebeleştirilir.

Makbuzların girilmesi, makbuzları gider raporunda ilgili giderlerle eklemeyi veya ilişkilendirmeyi içerir. Bu, makbuzları basılı bir gider raporuna zımbalayarak veya kırpılarak fiziksel olarak veya makbuzların taranmış kopyalarını veya dijital görüntülerini bir gider yönetim sistemine veya yazılım platformuna yükleyerek elektronik olarak yapılabilir. Bu, raporda listelenen her masrafı desteklemek için yeterli dokümantasyon sağlar.