نفقات

استخدم تقارير المصروفات لتسجيل النفقات المتكبدة أثناء الأنشطة المتعلقة بالأعمال والإبلاغ عنها. إنه بمثابة سجل رسمي للتكاليف التي يجب تعويضها من قبل صاحب العمل أو احتسابها في السجلات المالية للشركة. فيما يلي كيفية عمل العملية عادةً:

تكبد المصاريف: يتحمل الموظفون نفقات مثل السفر أو اجتماعات العملاء أو شراء الإمدادات أثناء إجراء أنشطة الأعمال. قد تشمل هذه النفقات الوجبات والنقل والسكن واللوازم المكتبية وما إلى ذلك.

تحصيل الإيصالات: يقوم الموظفون بتحصيل إيصالات النفقات التي يتكبدونها. تعتبر الإيصالات بمثابة دليل أو إثبات للمصروفات وهي ضرورية للسداد أو لأغراض المحاسبة. تتضمن الإيصالات عادةً تفاصيل مثل تاريخ المعاملة واسم التاجر/البائع والعناصر المشتراة والمبلغ المدفوع.

إعداد تقرير المصاريف: بمجرد أن يقوم الموظفون بجمع إيصالاتهم، يقومون بتجميعها في تقرير المصروفات. يتضمن تقرير المصروفات عادةً تفاصيل مثل تاريخ المصاريف والغرض من المصاريف واسم المورد والمبلغ الذي تم إنفاقه وأي ملاحظات أو تعليقات ذات صلة.

التقديم: يقدم الموظفون تقارير المصروفات المكتملة، جنبًا إلى جنب مع الإيصالات المقابلة، إلى صاحب العمل أو الإدارة المناسبة داخل المنظمة المسؤولة عن معالجة النفقات. وفقًا لسياسات الشركة وإجراءاتها، قد يشمل ذلك تقديم نسخ مادية من الإيصالات أو استخدام أدوات أو برامج إدارة النفقات الرقمية لتحميل وإرفاق نسخ إلكترونية من الإيصالات بتقرير المصروفات.
الموافقة: تتم مراجعة تقارير المصروفات المقدمة والموافقة عليها من قبل المعتمدين المعينين داخل المؤسسة، مثل المديرين أو الموظفين الماليين. يتحقق المعتمدون من أن النفقات مشروعة، وتتوافق مع سياسات الشركة وإرشاداتها، ويتم دعمها بشكل مناسب من خلال الإيصالات.

السداد أو المحاسبة: بمجرد الموافقة، يتم تعويض النفقات المؤهلة للموظف وفقًا لسياسة السداد الخاصة بالشركة. بدلاً من ذلك، إذا تم تحميل النفقات على حساب الشركة أو بطاقة الائتمان، فسيتم احتسابها في السجلات المالية للشركة.

يتضمن إدخال الإيصالات إرفاق الإيصالات أو ربطها بالنفقات المقابلة في تقرير المصروفات. يمكن القيام بذلك فعليًا عن طريق تدبيس الإيصالات أو قصها في تقرير المصروفات المطبوع أو إلكترونيًا عن طريق تحميل نسخ ممسوحة ضوئيًا أو صور رقمية للإيصالات إلى نظام إدارة النفقات أو منصة البرامج. وهذا يضمن التوثيق الكافي لدعم كل مصروف مدرج في التقرير.