Gastos

Utilice los informes de gastos para registrar y reportar los gastos incurridos durante las actividades relacionadas con la empresa. Sirve como un registro formal de los costos que el empleador debe reembolsar o que deben contabilizarse en los registros financieros de la empresa. Este es el modo en que normalmente funciona el proceso:

Incurrencia de gastos: los empleados incurren en gastos como viajes, reuniones con clientes o compra de suministros mientras realizan actividades comerciales. Estos gastos pueden incluir comidas, transporte, alojamiento, material de oficina, etc.

Recopilación de recibos: Los empleados recopilan los recibos de los gastos en los que incurren. Los recibos sirven como evidencia o comprobante del gasto y son necesarios para fines contables o de reembolso. Los recibos suelen incluir detalles como la fecha de la transacción, el nombre del comerciante/vendedor, los artículos comprados y el importe pagado.

Preparación del informe de gastos: una vez que los empleados han recopilado sus recibos, los compilan en un informe de gastos. El informe de gastos suele incluir detalles como la fecha del gasto, el propósito del gasto, el nombre del proveedor, la cantidad gastada y cualquier nota o comentario relevante.

Presentación: los empleados envían sus informes de gastos completados, junto con los recibos correspondientes, a su empleador o al departamento correspondiente de la organización responsable de procesar los gastos. Según las políticas y los procedimientos de la empresa, esto puede implicar la presentación de copias físicas de los recibos o el uso de herramientas o software digitales de gestión de gastos para cargar y adjuntar copias electrónicas de los recibos al informe de gastos.
Aprobación: los informes de gastos presentados son revisados y aprobados por los aprobadores designados dentro de la organización, como los gerentes o el personal de finanzas. Los aprobadores verifican que los gastos son legítimos, cumplen con las políticas y directrices de la empresa y están debidamente respaldados por los recibos.

Reembolso o contabilidad: una vez aprobados, los gastos elegibles se reembolsan al empleado de acuerdo con la política de reembolsos de la empresa. Alternativamente, si los gastos se cargan a una cuenta de la empresa o a una tarjeta de crédito, se contabilizan en los registros financieros de la empresa.

Introducir los recibos implica adjuntar o asociar los recibos con los gastos correspondientes dentro del informe de gastos. Esto se puede hacer físicamente grapando o recortando los recibos en un informe de gastos impreso o electrónicamente cargando copias escaneadas o imágenes digitales de los recibos en un sistema de gestión de gastos o una plataforma de software. Esto garantiza la documentación adecuada para respaldar cada gasto que figura en el informe.