הוצאות

השתמש בדוחות הוצאות כדי לרשום ולדווח על הוצאות שנגרמו במהלך פעילויות הקשורות לעסקים. זה משמש תיעוד רשמי של עלויות שצריך להחזיר על ידי המעסיק או שנחשבו ברשומות הכספיות של החברה. הנה איך התהליך עובד בדרך כלל:

הוצאות: עובדים נושאים הוצאות כגון נסיעות, פגישות לקוחות או רכישת אספקה בעת ביצוע פעילויות עסקיות. הוצאות אלה עשויות לכלול ארוחות, הובלה, לינה, ציוד משרדי וכו '.

גביית קבלות: עובדים אוספים קבלות בגין ההוצאות הנגרמות להם. קבלות משמשות ראיה או הוכחה להוצאה והן נחוצות למטרות החזר או חשבונאות. קבלות כוללות בדרך כלל פרטים כגון תאריך העסקה, שם הסוחר/הספק, הפריטים שנרכשו והסכום ששולם.

הכנת דוח הוצאות: לאחר שהעובדים אספו את הקבלות שלהם, הם מרכיבים אותם לדוח הוצאות. דוח ההוצאות כולל בדרך כלל פרטים כגון תאריך ההוצאה, מטרת ההוצאה, שם הספק, הסכום שהוצא וכל הערות או הערות רלוונטיות.

הגשה: העובדים מגישים את דוחות ההוצאות שהושלמו, יחד עם הקבלות המתאימות, למעסיקם או למחלקה המתאימה בארגון האחראי לעיבוד הוצאות. בהתאם למדיניות ונהלים של החברה, הדבר עשוי לכלול הגשת עותקים פיזיים של קבלות או שימוש בכלים או תוכנה לניהול הוצאות דיגיטליות כדי להעלות ולצרף עותקים אלקטרוניים של קבלות לדוח ההוצאות.
אישור: דוחות ההוצאות שהוגשו נבדקים ומאושרים על ידי מאשרים ייעודיים בארגון, כגון מנהלים או אנשי כספים. המאשרים מוודאים שההוצאות לגיטימיות, עומדות במדיניות ובהנחיות החברה ונתמכות כראוי בקבלות.

החזר או חשבונאות: לאחר אישור, הוצאות זכאות מוחזרות לעובד בהתאם למדיניות ההחזר של החברה. לחלופין, אם ההוצאות מחויבות לחשבון חברה או בכרטיס אשראי, הן מטופלות ברשומות הכספיות של החברה.

הזנת קבלות כוללת צירוף או שיוך קבלות להוצאות המתאימות בדוח ההוצאות. ניתן לעשות זאת פיזית על ידי הידוק או גזירת קבלות לדוח הוצאות מודפס או אלקטרונית על ידי העלאת עותקים סרוקים או תמונות דיגיטליות של קבלות למערכת ניהול הוצאות או פלטפורמת תוכנה. זה מבטיח תיעוד הולם כדי לתמוך בכל הוצאה המפורטת בדוח.