Pengeluaran

Gunakan laporan pengeluaran untuk mencatat dan melaporkan pengeluaran yang dikeluarkan selama kegiatan yang berhubungan dengan bisnis. Ini berfungsi sebagai catatan formal biaya yang perlu diganti oleh majikan atau diperhitungkan dalam catatan keuangan perusahaan. Berikut cara proses biasanya bekerja:

Pengeluaran Biaya: Karyawan menanggung biaya seperti perjalanan, pertemuan klien, atau pembelian persediaan saat melakukan kegiatan bisnis. Biaya ini dapat mencakup makanan, transportasi, penginapan, perlengkapan kantor, dll.

Pengumpulan Tanda Terima: Karyawan mengumpulkan tanda terima untuk pengeluaran yang mereka keluarkan. Tanda terima berfungsi sebagai bukti atau bukti pengeluaran dan diperlukan untuk tujuan penggantian atau akuntansi. Tanda terima biasanya mencakup rincian seperti tanggal transaksi, nama pedagang/vendor, barang yang dibeli, dan jumlah yang dibayarkan.

Persiapan Laporan Biaya: Setelah karyawan mengumpulkan tanda terima mereka, mereka mengkompilasinya menjadi laporan pengeluaran. Laporan pengeluaran biasanya mencakup rincian seperti tanggal pengeluaran, tujuan pengeluaran, nama vendor, jumlah yang dibelanjakan, dan catatan atau komentar yang relevan.

Pengajuan: Karyawan menyerahkan laporan pengeluaran lengkap mereka, bersama dengan tanda terima yang sesuai, kepada majikan mereka atau departemen yang sesuai dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk memproses biaya. Tergantung pada kebijakan dan prosedur perusahaan, ini mungkin melibatkan pengiriman salinan fisik tanda terima atau menggunakan alat atau perangkat lunak manajemen pengeluaran digital untuk mengunggah dan melampirkan salinan elektronik tanda terima ke laporan pengeluaran.
Persetujuan: Laporan pengeluaran yang dikirimkan ditinjau dan disetujui oleh pemberi persetujuan yang ditunjuk dalam organisasi, seperti manajer atau personel keuangan. Pemberi persetujuan memverifikasi bahwa pengeluaran itu sah, mematuhi kebijakan dan pedoman perusahaan, dan didukung dengan tepat oleh tanda terima.

Penggantian atau Akuntansi: Setelah disetujui, pengeluaran yang memenuhi syarat diganti kepada karyawan sesuai dengan kebijakan penggantian perusahaan. Atau, jika pengeluaran dibebankan ke rekening perusahaan atau kartu kredit, mereka dicatat dalam catatan keuangan perusahaan.

Memasukkan tanda terima melibatkan melampirkan atau mengaitkan tanda terima dengan pengeluaran yang sesuai dalam laporan pengeluaran. Ini dapat dilakukan secara fisik dengan menjepit atau memotong tanda terima ke laporan pengeluaran yang dicetak atau secara elektronik dengan mengunggah salinan yang dipindai atau gambar digital tanda terima ke sistem manajemen pengeluaran atau platform perangkat lunak. Ini memastikan dokumentasi yang memadai untuk mendukung setiap pengeluaran yang tercantum dalam laporan.