Spese

Utilizza le note spese per registrare e segnalare le spese sostenute durante le attività aziendali. Serve come registrazione formale dei costi che devono essere rimborsati dal datore di lavoro o contabilizzati nei registri finanziari dell'azienda. Ecco come funziona in genere il processo:

Insorgenza di spese: i dipendenti sostengono spese quali viaggi, riunioni con i clienti o acquisto di forniture durante lo svolgimento delle attività commerciali. Queste spese possono includere pasti, trasporto, alloggio, forniture per ufficio, ecc.

Riscossione delle ricevute: i dipendenti raccolgono le ricevute delle spese sostenute. Le ricevute servono come prova o prova della spesa e sono necessarie ai fini del rimborso o della contabilità. Le ricevute in genere includono dettagli come la data della transazione, il nome del commerciante/venditore, gli articoli acquistati e l'importo pagato.

Preparazione della nota spese: una volta che i dipendenti hanno raccolto le ricevute, le compilano in una nota spese. La nota spese di solito include dettagli come la data della spesa, lo scopo della spesa, il nome del fornitore, l'importo speso ed eventuali note o commenti pertinenti.

Invio: i dipendenti inviano le note spese compilate, insieme alle ricevute corrispondenti, al proprio datore di lavoro o al dipartimento competente all'interno dell'organizzazione responsabile dell'elaborazione delle spese. A seconda delle politiche e delle procedure aziendali, ciò può comportare l'invio di copie fisiche delle ricevute o l'utilizzo di strumenti o software di gestione delle spese digitali per caricare e allegare copie elettroniche delle ricevute alla nota spese.
Approvazione: le note spese inviate vengono esaminate e approvate dagli approvatori designati all'interno dell'organizzazione, come dirigenti o personale finanziario. Gli approvatori verificano che le spese siano legittime, siano conformi alle politiche e alle linee guida aziendali e siano adeguatamente supportate dalle ricevute.

Rimborso o contabilità: una volta approvate, le spese ammissibili vengono rimborsate al dipendente in base alla politica di rimborso dell'azienda. In alternativa, se le spese sono addebitate su un conto aziendale o su una carta di credito, vengono contabilizzate nei registri finanziari della società.

L'immissione delle ricevute comporta l'allegazione o l'associazione delle ricevute alle spese corrispondenti all'interno della nota spese. Questa operazione può essere effettuata fisicamente pinzando o ritagliando le ricevute su una nota spese stampata o elettronicamente caricando copie scannerizzate o immagini digitali delle ricevute su un sistema di gestione delle spese o una piattaforma software. Ciò garantisce una documentazione adeguata a supporto di ciascuna spesa elencata nel rapporto.