Utgifter

Använd utgiftsrapporter för att registrera och rapportera kostnader som uppkommit under affärsrelaterade aktiviteter. Det fungerar som ett formellt register över kostnader som behöver ersättas av arbetsgivaren eller redovisas i företagets finansiella register. Så här fungerar processen vanligtvis:

Kostnadsinkomst: Anställda ådrar sig utgifter som resor, kundmöten eller inköp av förnödenheter när de bedriver affärsverksamhet. Dessa utgifter kan inkludera måltider, transport, logi, kontorsmaterial etc.

Kvittoinsamling: Anställda samlar in kvitton för de utgifter de ådrar sig. Kvitton fungerar som bevis eller bevis på utgiften och är nödvändiga för återbetalning eller redovisning. Kvitton innehåller vanligtvis detaljer som transaktionsdatum, säljaren/säljarens namn, de köpta artiklarna och det betalade beloppet.

Förberedelse av utgiftsrapport: När anställda har samlat in sina kvitton sammanställer de dem till en utgiftsrapport. Utgiftsrapporten innehåller vanligtvis detaljer som datum för utgiften, syftet med utgiften, leverantörens namn, det belopp som spenderats och eventuella relevanta anteckningar eller kommentarer.

Inlämning: Anställda skickar in sina färdiga utgiftsrapporter, tillsammans med motsvarande kvitton, till sin arbetsgivare eller lämplig avdelning inom organisationen som ansvarar för bearbetningskostnader. Beroende på företagets policyer och förfaranden kan detta innebära att du skickar in fysiska kopior av kvitton eller använder digitala utgiftshanteringsverktyg eller programvara för att ladda upp och bifoga elektroniska kopior av kvitton till utgiftsrapporten.
Godkännande: De inlämnade utgiftsrapporterna granskas och godkänns av utsedda godkännare inom organisationen, till exempel chefer eller ekonomipersonal. Godkännare verifierar att utgifterna är legitima, följer företagets policyer och riktlinjer och stöds på lämpligt sätt av kvitton.

Ersättning eller redovisning: När de godkänts ersätts stödberättigande utgifter till den anställde enligt företagets ersättningspolicy. Alternativt, om utgifterna debiteras ett företagskonto eller kreditkort, redovisas de i företagets finansiella register.

Att ange kvitton innebär att bifoga eller associera kvitton med motsvarande utgifter i utgiftsrapporten. Detta kan göras fysiskt genom att häfta eller klippa kvitton till en utskriven utgiftsrapport eller elektroniskt genom att ladda upp skannade kopior eller digitala bilder av kvitton till ett kostnadshanteringssystem eller mjukvaruplattform. Detta säkerställer tillräcklig dokumentation för att stödja varje kostnad som anges i rapporten.