Chi phí

Sử dụng báo cáo chi phí để ghi lại và báo cáo chi phí phát sinh trong các hoạt động liên quan đến kinh doanh. Nó đóng vai trò như một hồ sơ chính thức về các chi phí cần được người sử dụng lao động hoàn trả hoặc được hạch toán trong hồ sơ tài chính của công ty. Đây là cách quy trình thường hoạt động:

Phát sinh chi phí: Nhân viên phải chịu các chi phí như đi lại, họp khách hàng hoặc mua vật tư trong khi tiến hành các hoạt động kinh doanh. Những chi phí này có thể bao gồm bữa ăn, vận chuyển, chỗ ở, đồ dùng văn phòng, v.v.

Thu biên lai: Nhân viên thu biên lai cho các chi phí mà họ phải chịu. Biên lai đóng vai trò là bằng chứng hoặc bằng chứng về chi phí và cần thiết cho mục đích hoàn trả hoặc kế toán. Biên lai thường bao gồm các chi tiết như ngày giao dịch, tên của người bán hàng/nhà cung cấp, các mặt hàng đã mua và số tiền đã thanh toán.

Chuẩn bị báo cáo chi phí: Khi nhân viên đã thu thập biên lai của họ, họ biên dịch chúng thành một báo cáo chi phí. Báo cáo chi phí thường bao gồm các chi tiết như ngày chi phí, mục đích của chi phí, tên nhà cung cấp, số tiền chi tiêu và bất kỳ ghi chú hoặc nhận xét liên quan nào.

Nộp: Nhân viên nộp báo cáo chi phí đã hoàn thành của họ, cùng với các biên lai tương ứng, cho chủ lao động của họ hoặc bộ phận thích hợp trong tổ chức chịu trách nhiệm xử lý chi phí. Tùy thuộc vào chính sách và thủ tục của công ty, điều này có thể liên quan đến việc gửi bản sao vật lý của biên lai hoặc sử dụng các công cụ hoặc phần mềm quản lý chi phí kỹ thuật số để tải lên và đính kèm các bản sao điện tử của biên lai vào báo cáo chi phí.
Phê duyệt: Các báo cáo chi phí đã nộp được xem xét và phê duyệt bởi những người phê duyệt được chỉ định trong tổ chức, chẳng hạn như các nhà quản lý hoặc nhân viên tài chính. Người phê duyệt xác minh rằng các chi phí là hợp pháp, tuân thủ các chính sách và hướng dẫn của công ty và được hỗ trợ một cách thích hợp bằng các biên lai.

Hoàn trả hoặc Kế toán: Sau khi được phê duyệt, các chi phí đủ điều kiện sẽ được hoàn trả cho nhân viên theo chính sách hoàn trả của công ty. Ngoài ra, nếu các chi phí được tính vào tài khoản công ty hoặc thẻ tín dụng, chúng sẽ được hạch toán trong hồ sơ tài chính của công ty.

Nhập biên lai liên quan đến việc đính kèm hoặc liên kết biên lai với các chi phí tương ứng trong báo cáo chi phí. Điều này có thể được thực hiện vật lý bằng cách ghim hoặc cắt biên lai vào báo cáo chi phí in hoặc điện tử bằng cách tải các bản sao quét hoặc hình ảnh kỹ thuật số của biên lai lên hệ thống quản lý chi phí hoặc nền tảng phần mềm. Điều này đảm bảo tài liệu đầy đủ để hỗ trợ từng chi phí được liệt kê trong báo cáo.